Sistema sob medida ou sistema pronto: como decidir
Uma declaração de interesse antes de começar: a Stringari desenvolve sistemas sob medida. Isso significa que temos um viés, e que você tem o direito de desconfiar de quem só sabe vender um dos dois caminhos. Por isso este artigo faz o contrário: mostra os casos em que o sistema pronto é a melhor resposta, e só depois os casos em que o sob medida compensa.
A pergunta "pronto ou sob medida?" costuma ser mal formulada. A pergunta útil é: o que, no seu jeito de trabalhar, precisa ser do jeito que é? Se a resposta for "quase nada", há sistemas excelentes esperando por você. Se for "justamente isso é o que nos diferencia", a conversa muda.
Quando o sistema pronto costuma ser a melhor escolha
- O processo é comum ao seu setor: emitir notas, controlar o financeiro básico, fazer a folha, gerir uma agenda. Milhares de empresas fazem a mesma coisa, e quem produz o sistema já resolveu os problemas que você ainda vai descobrir;
- Você precisa começar rápido, e com investimento inicial menor;
- A equipe consegue se adaptar ao jeito da ferramenta, com poucos ajustes;
- A obrigação legal ou fiscal é complicada e muda com frequência (impostos, notas fiscais, obrigações acessórias). Aqui, manter um sistema próprio sempre atualizado é um custo que raramente vale;
- Você não tem quem cuide de um sistema próprio, nem quer ter.
Nesses casos, contratar um sistema sob medida seria gastar para reinventar o que já existe. Um fornecedor honesto diz isso na primeira conversa.
Quando o sob medida passa a fazer sentido
- O processo é parte do que diferencia o seu negócio, e uma ferramenta genérica o nivelaria por baixo;
- Hoje você junta vários sistemas e planilhas que não conversam, e a equipe gasta horas por semana copiando dados de um lugar para outro;
- A ferramenta pronta exige tanto contorno e gambiarra que o trabalho de adaptação custa mais que o sistema;
- As integrações de que você precisa (com o site, o WhatsApp, o contador, um equipamento) não existem prontas, ou existem de forma frágil;
- O número de usuários faz as mensalidades por usuário pesarem, e o uso é simples o bastante para um sistema próprio ser mais barato ao longo dos anos;
- Você precisa que a informação, o código e as regras fiquem sob o seu controle.
Compare o custo total, não o preço inicial
O orçamento inicial é só uma parte do custo, nos dois caminhos. Considere um horizonte de pelo menos três a cinco anos e some:
| Item | Sistema pronto | Sistema sob medida |
|---|---|---|
| Custo inicial | Implantação, configuração, migração de dados | Levantamento, desenvolvimento, testes |
| Custo recorrente | Mensalidade, em geral por usuário ou por volume | Hospedagem, suporte e manutenção |
| Adaptações | Customizações e integrações, quando existem, às vezes pagas à parte | Mudanças e novas funções, orçadas conforme a necessidade |
| Treinamento | Da equipe, a cada troca ou entrada de pessoas | Da equipe, mas o sistema é desenhado em torno de como ela já trabalha |
| Custo de sair | Migrar os dados e o processo para outra ferramenta | Entrega do código e dos dados, e a necessidade de alguém que consiga manter |
| Custo escondido | Horas perdidas com contornos e tarefas que o sistema não faz | Risco de escopo mal definido, que se resolve com um bom levantamento |
Exemplo numérico ilustrativo, com valores inventados só para mostrar a conta; os seus serão diferentes.
Imagine que um sistema pronto custe R$ 150 por usuário por mês, para 12 usuários, mais R$ 6.000 de implantação. Em cinco anos: R$ 150 × 12 × 60 meses = R$ 108.000, mais R$ 6.000, ou R$ 114.000. Agora imagine que a equipe perca duas horas por semana, por pessoa, em contornos, a R$ 40 a hora: R$ 40 × 2 × 52 × 12 pessoas = R$ 49.920 por ano, ou cerca de R$ 250.000 em cinco anos. O custo "invisível" supera a mensalidade.
Agora o outro lado, também com valores fictícios: um sistema sob medida de R$ 120.000, mais R$ 1.500 por mês de hospedagem e manutenção, soma R$ 210.000 em cinco anos. Se ele elimina boa parte das horas perdidas, a conta favorece o sob medida. Mas se o sistema pronto já resolvia o problema sem contornos, ou se as horas perdidas fossem poucas, a conta se inverteria.
O ponto da conta não é o resultado, e sim as perguntas que ela força: quanto tempo a equipe perde hoje? Quantos usuários teremos em três anos? O que a ferramenta cobra a mais por cada integração? Responda com os seus números.
Pergunte sobre dependência antes de assinar
Em qualquer caminho, existem perguntas que parecem de contrato e são, na verdade, de sobrevivência:
- Consigo exportar todos os meus dados, em formato aberto, a qualquer momento? Em quanto tempo?
- De quem é o código? No sob medida, isso deve estar escrito em contrato. A lei brasileira trata o software como obra literária, e, em alguns casos de encomenda, os direitos podem caber a quem contratou, mas isso depende do que foi combinado; não deixe a dúvida para depois. Em sistemas prontos, o código normalmente é do fornecedor, e você contrata uma licença de uso;
- O que acontece se o fornecedor fechar, for comprado ou mudar o preço? Existe plano de saída?
- Quem hospeda e faz backup, e onde ficam os dados?
- Qual a tecnologia? Se for muito rara, achar quem mantenha vai ser caro. Se for comum, o sistema não fica refém de uma única empresa;
- Como funciona o suporte e qual o prazo para resolver problemas?
Para sistemas com dados de clientes, acrescente a LGPD: quem é responsável pelos dados, onde estão e como são protegidos.
O caminho do meio
Entre os dois extremos, muitas empresas escolhem uma combinação sensata: usar ferramentas prontas para o que é padrão (financeiro, nota fiscal, e-mail) e desenvolver o que é específico (o fluxo de pedidos, o painel de acompanhamento, a ligação entre os dois), conectando tudo por integração. Você paga por desenvolvimento só onde ele faz diferença, e mantém o resto atualizado por quem faz disso o seu negócio.
Esse caminho também serve como primeiro passo: começar com uma ferramenta pronta e uma pequena peça sob medida em volta dela é uma forma de aprender o que o processo realmente exige antes de investir em algo maior.
Perguntas para responder em equipe
- O nosso processo é igual ao dos concorrentes, ou é o que nos diferencia?
- Quantas horas por semana a equipe perde com contornos, duplicações e retrabalho?
- Quais integrações são indispensáveis, e elas existem prontas?
- Quantas pessoas vão usar o sistema hoje e daqui a três anos?
- Quem, dentro ou fora da empresa, vai cuidar do sistema depois do primeiro ano?
- O que acontece com o negócio se o fornecedor desaparecer?
Se as respostas apontam para uma ferramenta pronta, ótimo: economize. Se apontam para o sob medida, a conversa começa pelo levantamento: Como levantar os requisitos antes de contratar um sistema mostra como chegar a ela com o escopo bem definido. E se você ainda está tentando saber se o problema é mesmo de ferramenta, veja Quando planilhas e mensagens deixam de ser suficientes.
Quando o caso pede algo feito para o seu jeito de trabalhar, a Stringari começa pela escuta, e não por uma proposta pronta. O formulário de briefing é o jeito de conversar com a gente.
